Cuánto cuesta un software a medida en 2026

La pregunta que más me hacen es cuánto cuesta desarrollar un software a medida. La respuesta honesta es que depende, y sin ver el proyecto cualquier cifra que te diera sería inventada. Lo que sí puedo explicarte es qué hace que un proyecto cueste más o menos, para que llegues a la primera conversación sabiendo qué preguntar y qué se puede dejar para más adelante.

¿Qué es exactamente un software a medida?

Es un programa hecho para cómo trabaja tu empresa. Con un producto estándar como Holded o un CRM de suscripción te adaptas tú al programa. Con uno a medida pasa al revés, y el programa se adapta a tus procesos.

En pymes, lo que más me encuentro es esto.

Un ERP ligero para llevar pedidos, inventario y facturación a la manera de la casa
Un CRM sencillo con los datos de clientes y el seguimiento que de verdad usas
Un área privada donde tus clientes consultan facturas, pedidos o documentos
Un sistema de reservas conectado con tu web
Cualquier proceso que hoy vive en un Excel compartido que ya se te ha quedado pequeño

Factores que determinan el precio

1. El alcance

Es lo que más pesa. Un formulario que guarda datos y manda un correo no tiene nada que ver con un sistema con varios tipos de usuario, informes, lógica de negocio propia y avisos automáticos. Cada pantalla y cada regla añaden horas de diseño, programación y pruebas. Por eso lo primero que hago es separar lo imprescindible de lo que estaría bien tener.

2. Las integraciones

Conectar con tu programa de facturación, con Stripe para cobrar, con la plataforma de tu transportista o con tu tienda WooCommerce. Cada conexión suma trabajo, y cuánto depende sobre todo de lo bien documentada que esté la API del otro lado. Hay servicios que se conectan en una tarde y otros que dan guerra durante días.

3. Los usuarios y los permisos

No es lo mismo una herramienta que usan dos personas de la oficina que un portal con cientos de clientes, cada uno viendo solo lo suyo. Cuantos más perfiles, permisos y pantallas distintas, más trabajo, y más cuidado con la seguridad. Aquí entra también el diseño de las pantallas, porque un programa que nadie entiende acaba abandonado.

4. Los datos

Si vienes de Excel, de Access o de un programa antiguo, hay que pasar los datos al sistema nuevo. Casi nunca es copiar y pegar. Suele haber duplicados, campos mezclados y formatos distintos que hay que limpiar antes. Cuantos más años de datos y más desordenados, más trabajo.

5. La tecnología

Trabajo con PHP y JavaScript, sobre WordPress y WooCommerce o sin ellos, y elijo según el caso. Si ya tienes una web en WordPress o una tienda WooCommerce y la herramienta está muy ligada a ella, como un área de clientes o un proceso que empieza en la tienda, suele tener sentido hacerla dentro de WordPress con un plugin propio. Aprovechas los usuarios, los permisos y el panel que ya existen, y eso ahorra trabajo.

Si es una herramienta interna que no tiene nada que ver con la web, o con una lógica que WordPress haría más pesada, la hago en PHP sin WordPress, con JavaScript para lo que ves en el navegador. En los dos casos son tecnologías muy extendidas, y eso importa, porque el día de mañana otro desarrollador podrá seguir con el código.

6. El mantenimiento, la formación y la documentación

El software no se acaba al entregarlo. Hay que corregir los fallos que salen con el uso, actualizar PHP y las librerías, y hacer los cambios que tu equipo irá pidiendo. También hay que explicar a la gente cómo se usa y dejar documentado cómo está hecho. Todo esto conviene hablarlo desde el principio, no cuando ya está en marcha.

¿Hay precios de referencia?

Si buscas por internet verás tablas con rangos de precio por tipo de software. Tómalos como una referencia general del mercado y no como un presupuesto. Como orden de magnitud, una herramienta interna pequeña se mueve en miles de euros y una plataforma con muchos usuarios, pagos e integraciones puede llegar a decenas de miles. Entre una cosa y otra, el precio lo marcan los factores de arriba y no el nombre del tipo de software. Un «CRM» puede ser una tabla con cuatro campos o un sistema con informes, permisos y conexión con la facturación.

Cómo pongo el precio yo

No doy cifras sin haber hablado antes del proyecto. Primero tenemos una conversación en la que me cuentas qué hacéis hoy, dónde se pierde el tiempo y qué debería hacer la herramienta. Con eso divido el trabajo en fases, cada una con algo que se puede usar al terminarla, y te paso por escrito el precio cerrado de cada fase antes de empezar.

Si una fase no te encaja de precio, miramos qué se puede dejar para más adelante. Así no te comprometes con todo el proyecto de golpe, y si después de la primera fase decides parar, no has pagado por lo que no se ha hecho. Lo explico con más detalle en la página de software a medida.

Software a medida vs programas estándar

Criterio	Software a medida	Programa estándar de suscripción
Coste inicial	Más alto, porque se desarrolla desde cero	Bajo, pagas una cuota
Coste a varios años	Puede salir a cuenta si sustituye cuotas y horas de trabajo	Las cuotas se acumulan y suelen subir con los usuarios
Adaptación	Se hace a tu manera de trabajar	Te adaptas tú al programa
Propiedad	El código puede ser tuyo si así lo dice el contrato	Alquilas el servicio
Dependencia	De quien lo mantiene, por eso importa que esté documentado	Del proveedor y de sus cambios de precio
Crecimiento	Se amplía por fases cuando hace falta	Limitado a lo que ofrezca el proveedor
Puesta en marcha	Semanas o meses	Días

Hablo más a fondo de esto en señales de que tu empresa necesita software a medida.

¿Cuándo merece la pena invertir en software a medida?

Suele compensar en situaciones como estas.

Pagas varias suscripciones que no acaban de cubrir lo que necesitas y encima pasas datos de una a otra a mano
Tu equipo pierde horas cada semana en tareas repetitivas que se podrían automatizar
El programa estándar te obliga a cambiar cómo trabajas, y eso te cuesta errores o clientes
Manejas datos de clientes que quieres tener bajo tu control, también por el RGPD
La herramienta actual, muchas veces un Excel, ya no da más de sí

Cómo calcular el ROI de un software a medida

Para saber si la inversión compensa, haz esta cuenta.

Horas ahorradas por semana × coste por hora de tu equipo × 52 semanas, que es el ahorro anual en tiempo
Errores que dejas de cometer × lo que te cuesta cada error, que es el ahorro anual en errores
Cuotas de programas que dejas de pagar × 12, que es el ahorro anual en licencias
Suma los tres y compáralo con el coste del desarrollo más el mantenimiento anual

Con esa cuenta hecha sabrás en cuántos meses recuperas lo invertido, que es el dato que de verdad importa para decidir.

Preguntas frecuentes

¿Se puede empezar por una versión pequeña y ampliar después?

Sí, y es lo que recomiendo casi siempre. Se empieza por lo imprescindible, tu equipo lo usa de verdad y después se amplía con lo que se ve que hace falta. Encaja con el precio por fases y reduce mucho el riesgo.

¿Qué pasa si quien me lo desarrolla desaparece?

Si el contrato dice que el código es tuyo, tienes acceso al repositorio y hay documentación, otro desarrollador puede continuarlo. Pídelo desde el primer día, a mí o a quien sea.

¿El mantenimiento está incluido en el precio?

Normalmente no, y conviene hablarlo al principio. Lo que cuesta depende del tamaño del sistema y de cuántos cambios vayas a pedir, así que tenlo presupuestado aparte desde el primer momento.

Conclusión

Un software a medida puede ahorrarte muchas horas y muchos errores, pero el precio depende de lo que tenga que hacer, con quién se tenga que conectar, quién lo va a usar y qué datos hay que traer. Por eso no te doy una cifra sin conocerlo, y por eso trabajo con precio cerrado por fase.

Si tienes un proceso que se te está quedando pequeño, cuéntamelo y después de una primera conversación te digo cómo lo dividiría y cuánto costaría cada fase.